|
1. Latar Belakang Digunakannya Email
Dalam dunia nyata pada umumnya, kita sering menggunakan surat untuk mengabarkan suatu berita. Namun kekurangan media surat adalah lamanya waktu yang dibutuhkan dari pengirim ke penerima. Masalah ini dapat dipecahkan dengan menggunakan media telepon. Namun sayangnya jika menggunakan telepon untuk jarak penelepon dan penerima telepon yang cukup jauh, biasanya memerlukan biaya yang tidak murah, karena menggunakan SLJJ atau SLI (Sambungan Langsung Internasional). Oleh karena itu diperlukan media lain yang dapat membantu mengatasi kendala waktu, jarak dan biaya ini.
Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan email (electronic mail). Email merupakan suatu solusi yang cukup murah, dapat diakses dari mana saja, dan jarang mengalami keterlambatan pengiriman, karena secara umum (jika tidak ada masalah) biasanya email dapat dikirimkan paling lama dalam waktu 5 menit saja. Namun bukan berarti dengan menggunakan email tidak akan ada masalah yang terjadi. Tabel 1 menyajikan kelebihan dan kekurangan menggunakan surat, telepon, maupun email.
2. Sejarah Penggunaan Email
Email yang pertama kali dikirim dilakukan oleh seorang engineer bernama Ray Tomlinson. pada tahun 1971. Sebelumnya, orang hanya dapat mengirimkan pesan kepada orang lain pada mesin yang sama. Dengan menggunakan teknologi baru ini, Tomlinson berhasil mengirimkan pesan ke mesin komputer yang lain dengan menggunakan tanda @ sebagai tujuan mesin penerima email.
Email tidaklah lebih dari pesan teks sederhana (text message). Pesan dikirimkan dari sebuah mesin (misalnya A) ke mesin lainnya (misalnya B), dan orang lain membaca pesan yang dikirim dari komputer A di komputer B. Walaupun sekarang ini email dapat ditambahkan attachment, pada dasarnya email juga tetap merupakan sebuah pesan teks sederhana. Mengapa begitu? Hal ini akan kita bahas nanti.
Komponen |
Surat |
Telepon |
Email |
Biaya investasi awal |
Murah |
Tidak Terlalu Mahal |
Murah jika hanya mengandalkan warnet, namun bisa mahal jika ingin membeli komputer dan memiliki akses internet sendiri. |
Biaya pengiriman |
Murah, namun cukup mahal untuk jarak yang jauh |
Murah, jika tidak terlalu lama bicara dan jaraknya tidak jauh.
Mahal, jika terlalu lama bicara di telepon dan jaraknya jauh |
Murah. Tidak tergantung jarak tempuhnya. |
Waktu sampainya pesan |
Lama, bisa memakan waktu alam hitungan harian. Apalagi jika jaraknya jauh, mungkin bisa mingguan. Respon yang diterima juga lambat |
Sangat cepat, karena langsung berbicara dengan penerima pesan. |
Cepat, dalam hitungan detik ataumenit. Namun respon dari penerima bisa cepat atau lambat, tergantung kapan si penerima membuka inbox emailnya. |
Pengiriman barang |
Bisa dilakukan |
Tidak bisa dilakukan |
Hanya bisa dilakukan jika barang yang dimaksud berbentuk digital. |
Tabel 1 Kelebihan dan Kekurangan Surat, Telepon, dan Email
3. Sistem Penerimaan Email
Sistem penerimaan email dapat digambarkan seperti diagram di bawah ini.
Gambar 1 Sistem Penerimaan Email
4. Cara Penerimaan Email
Ada dua jenis cara penerimaan email, yaitu dengan POP (Post Office Protocol) ataupun dengan Web Based Email (Email yang dapat dilihat dari website, menggunakan tekonologi IMAP [Internet_Message_Access_Protocol]). POP saat ini sudah memasuki versi 3, sehingga lebih dikenal dengan nama POP3 (Post Office Protocol version 3). Dengan menggunakan POP3, maka email dapat diambil dari server dan disimpan di email client (seperti Outlook Expres, Eudora, dan The Bat), sedangkan dengan menggunakan Web Based Email (seperti Yahoo dan Gmail), pemakai dapat membaca email yang diterimanya dan melakukan interaksi dengan email tersebut (membaca, menulis, membalas, menghapus, dll) secara user friendly.
Sekarang ini hampir sebagian besar layanan email, baik yang gratis maupun yang menarik bayaran, sudah menyediakan keduanya, POP dan web-based email. Berikut ini diberikan tabel berupa kelebihan dan kekurangan penggunaan email berbasiskan POP maupun Web Based Email.
(a) Contoh Web-based Email
(b) Contoh Email Client
Gambar 2 Contoh Web-Based Email dan Email Client
Komponen |
POP3 |
Web Based Email |
Kemudahan dalam pengarsipan |
Lebih mudah dalam pengarsipan, karena email disimpan di komputer pengguna |
Sulit diarsipkan, karena email tersimpan di komputer server. Jika sewaktu-waktu server mengalami masalah, ada kemungkinan email dapat hilang begitu saja. |
Fleksibilitas |
Hanya dapat dibuka dari komputer pemakai saja. |
Karena berada pada server yang dapat dibuka dari jaringan internet, maka pemakai dapat membuka email miliknya dari sembarang tempat yang memiliki kases internet. |
Ukuran media penyimpanan |
Karena menggunakan komputer pribadi, besarnya media penyimpanan yang dapat digunakan untuk menampung email dapat tak terbatas (tergantung budget pengguna) |
Karena menggunakan komputer orang lain (komputer server), besarnya media penyimpanan yang digunakan terbatas, tergantung penyedia email tersebut. |
Tabel 2 Perbedaan POP dengan Web Based Email
4.1 Proses Penerimaan Email
Pada penerimaan email dengan menggunakan POP3, digunakan suatu program yang dinamakan email client. Email client berfungsi untuk menerima email-email yang masuk ke komputer pengguna. Beberapa contoh email client adalah Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat, Eudora, dan masih banyak lagi yang lainnya.
POP3 biasanya selalu disandingkan dengan SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Fungsi dari keduanya saling mendukung, di mana POP3 digunakan untuk mengambil email dari komputer server ke komputer client (pengguna), dan SMTP digunakan untuk mengirimkan email dari komputer client yang dititipkan ke pada komputer server untuk dikirimkan ke komputer server tujuan. Perhatikan gambar di bawah ini:
Gambar 3 Email Server
Terlihat pada gambar di atas bahwa POP3 menggunakan port 110 dan SMTP menggunakan port 25. Perbedaan Web Based Email dengan POP3 email adalah bahwa pada Web based email tidak diperlukan komunikasi pada port 110 dan port 25 untuk menerima dan mengirim email, karena semuanya sudah dilakukan oleh email server.
4.2 SMTP Server
Perhatikan gambar di bawah ini. Pada dasarnya email yang dikirim oleh SMTP server akan ditampung sementara oleh komputer server untuk dikirim ke komputer server tujuan. Komputer server pengirim dan komputer server penerima berinteraksi pada port 25 untuk melakukan pengiriman email.
Gambar 4 SMTP Server
Logika serah terima email tersebut adalah sebagai berikut:
Misalnya ada pengguna dengan alamat email
This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it
ingin mengirimkan email ke
This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it
dari email client. Ketika
This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it
mengirimkan email ke
This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it
terjadi hal-hal berikut ini:
- Email client melakukan komunikasi dengan aku.com menggunakan port 25.
- Email client berkomunikasi dengan SMTP server, memberitahukan kepada SMTP server mengenai alamat pengirim dan penerima, sekaligus dengan isi pesan yang dikirimkan.
- SMTP server mengambil alamat tujuan dan membaginya menjadi dua bagian
- Bagian pertama : kamu
- Bagian kedua : kamu.com
- SMTP server melakukan komunikasi dengan DNS (Domain Name Server) dan meminta alamat IP dari kamu.com.
- Setelah IP didapatkan, SMTP server aku.com berkomunikasi dengan STMP server kamu.com menggunakan port 25, dengan cara yang persisi sama yang dilakukan antara email client dengan SMTP server aku.com.
- Setelah pesan masuk ke mesin server kamu.com, pengguna
This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it
dapat melihat pesan email, entah dengan POP3 maupun dengan IMAP.
4.3 POP3 Server
Hal yang terjadi pada POP3 Server sebenarnya sangatlah sederhana, yaitu hanya mengumpulkan email yang masuk saja, dan mengirimkannya melewati port 110 ke komputer client jika client meminta email-email tersebut. Untuk melihat maupun mengambil email dengan menggunakan POP3 maupun web based email, diperlukan username dan password agar tidak sembarang orang dapat melihat email tersebut.
4.4 Attachment
Email client maupun web based email dapat digunakan untuk memasukkan informasi lain selain teks, yang biasa disebut dengan attachment. Sayangnya, email hanya dapat mengirimkan file teks, dan karena attachment pada umumnya bukanlah file teks, maka diperlukan suatu cara untuk memanipulasi attachment agar dapat dijadikan teks.
Dahulu, pengirim harus menggunakan program yang dinamakan uuencode. Program ini akan meng-konversi attachment menjadi file teks terlebih dahulu agar dapat dikirimkan dengan menggunakan email. Selanjutnya saat si penerima menerima email, penerima harus menjalankan program uuencode kembali untuk dapat melihat attachment tersebut.
Sekarang ini cara yang dilakukan tidaklah jauh berbeda, yaitu menggunakan uuencode. Perbedaannya adalah bahwa uuencode telah dilakukan secara otomatis oleh email client maupun email server, sehingga pengirim dan penerima tidak perlu meng-encode maupun men-decode kembali. Itulah sebabnya mengapa jika kita mengirim email dengan attachment, ukuran email jauh lebih besar dari ukuran asli attachment, bisa mencapai 1,5 - 2 kali lipat ukuran attachment. Hal ini dikarenakan biasanya hasil encoding seperti uuencode ini membutuhkan tempat yang lebih besar.
Berikut ini contoh hasil uuencode dari suatu attachment sederhana:
begin 644 reports
M9W)E<" B<&P_(B O=F%R+VQO9R]H='1P9"]W96(V-C1F-
BYA8V-E<W,N;&]GM('P@8W5T("UF(#(@+60@(C\B('P@8W5T
("UF(#$@+60@(B8B(#X@<V5A<F-HM+61A=&$M)#$*?B]C;
W5N="UP86=E<R!\('-O<G0@/B!S=&%T<RTD,0IC<
" @M?B]W96)S:71E+V-G:2UB:6XO<W5G9V5S="UD871A+V1A=
&$@<W5G9V5S="TDM,0IC<"!^+W=E8G-I=&4O8V=I+6)I;B
]W:&5R92UD871A+V1A=&$@=VAE<F4MM)#$*8W @?B]W96)S:7
1E+V-G:2UB:6XO96UA:6QE<BUD871A+V1A=&$@96UAL:6PM)#
$*?B]G971L;V<@/B!L;V=S+20Q"GXO=&]T86P@/B!T;W1A;"T
D,0IA
End
5. Mengirim Email ke Banyak Penerima
Terkadang kita berpikir untuk mengirim ke banyak orang secara berkala. Misalnya memasarkan produk ke banyak orang atau ingin mengirim email kepada rekan-rekan kita. Namun kita tidak ingin mengetikkan alamat email mereka satu persatu di kolom To atau CC pada email kita. UIntuk hal ini dapat digunakan Newsletter, E-zine, atau mailing list (ata biasa smilis)
5.1 Newsletter
Newsletter biasanya digunakan untuk mengirimkan rincian produk yang ingin kita jual atau pasarkan. Bisa dikatakan pula sebagai brosur softcopy. Dengan menggunakan newsletter ini, kita dapat menentukan siapa-siapa saja calon pelanggan kita. Secara legal, kita bisa mendapatkan email pelanggan dengan meminta mereka memasukannya di suatu form pada website buatan kita. Kemudian email tersebut disimpan dalam database, dan digunakan oleh pemilik website untuk mengirimkan informasi-informasi melalui email.
5.2 E-Zine
E-zine merupakan suatu newsletter versi elektronik atau yang di sebut juga majalah elektronik yang bersifat umum untuk dikirim kepada pembaca yang memintanya, dimana newsletter ini berisi news atau berita, artikel, tips, produk suatu perusahaan, dan lain sebagainya. Perlu diketahui bahwa news letter ini bukan katalog, dimana katalog hanya berisi produk-produk yang dijual perusahaan dan bersifat khusus, seperti katalog carefour, indomart, makro dan lain-lain.
E-zine dipublikasikan setiap hari, minggu, bulan, kadang-kadang tergantung pada keinginan si penerbit atau kalau ada berita yang ingin di sampaikan. E-zine sangat efektif karena didistribusikan kepada sekelompok pembaca yang berminat pada suatu berita atau indutri tertentu, jadi ibaratnya kita mempunyai perusahaan tertentu, namun kita tidak memerlukan seorang PR (Public Relation) atau orang marketing. Kita hanya diam dan menunggu. Apabila iklan, advertorial, atau artikel anda disuguhkan kepada pembaca yang berminat kepada industri anda, berarti ini akan amenjadi promosi bisnis yang sangat aefektif.
Ada tiga komponen dalam pemasaran lewat E-zine, yaitu:
a. Iklan lewat E-zine
Temukan E-zine yang isinya relevan dengan produk kita, kemudian beli ruang untuk menempatkan iklan kita di dalam e-zine mereka, ada tiga model iklan lewat E-zine;
- Iklan tunggal – iklan ini merupakan e-zine e-mail yang dikirim pada semua pembcanya dan berisi hanya satu iklan, yaitu iklan yang kita buat, dengan demikian kita mendapatkan respon yang lebih fokus dan lebih besar.
- Iklan Sponsor – iklan jenis ini muncul pada bagian paling atas sebelum tulisan artikel dan dilihat langsung oleh setiap pembaca, bahkan hanya dengan melihat perview pane dari outlook express atau program pembaca e-mile
- Iklan baris – Seprtihalnya iklan di media cetak, iklan jenis ini bisanya di krlompokan ke dalam suatu kolom. Iklan jenis ini bisanya lebih murh, namun kurang menonjol, karena bersaing dengan iklan baris yang lain.
b. Menulis dan mendistribusikan Artikel
Seperti halnya seorang wartawan menulis sebuah atikel, disini yang diperlukan hanya kemauan dan ketekunan kita untuk melakukan sebuah riset untuk membuat tulisan atau ebuah kreasi yang bermutu, dan mudah dipahami oleh para pembacanya, apabila kita tidak dapat melakukannya kita dapat merekrut orang untuk melakukannya.
c. Melakukan Barter dengan penerbit e-zine lain
Barter perlu dilakukan karena dengan barter eksistensi bisnis atau produk kita dapat terekspos ke publik. Apabila kita dapat menerbitkan e-zine dan dibagikan kepada para pengguna fasilitas e-mail di internet dan e-zine tersebut dapat menjadi money producer tesendiri dan dapat meningkatkan branding yang membiayai penerbitannya, apalagi kalau e-zine tersebut menjalin kerjasama sponsorship dengan e-zine lain.
5.3 Mailing List
Mailing list atau biasa disingkat dengan milis, mirip dengan newsletter/e-zine, yaitu berfungsi untuk mengirimkan email ke banyak orang. Cara mengirimkan ke mailing list adalah hanya mengirimkan ke satu tujuan, yaitu alamat mailing list tersebut, dan secara otomatis semua anggota mailing tersebut akan mendapatkan email dari isi pengirim.
Perbedaan utama mailing list dengan newsletter/e-zine adalah bahwa pada umumnya di mailing list semua peserta dapat mengirimkan berita, sedangkan pada newsletter/e-zine hanya owner yang dapat mengirimkan berita. Selain itu pada umumnya di mailing list sesama anggota dapat saling mengenal satu sama lain, akan tetapi pada newsletter sesama anggota tidak dapat mengenal satu sama lain, karena database peserta disimpan oleh pemilik website.
Gambar 5 Contoh Website Penyedia Layanan Mailing List
Sumber:
|
")
siiip dech kapan lagi ada artikel laen 
