|
Saya membuat artikel ini karena prihatin pada rekan kantor saya yang mengurusi masalah administrasi seperti membuat surat dan menyebarkan undangan ke mana-mana. Ternyata dalam membuat undangan, dia masih menggunakan satu template yang sama, lalu di-copy paste ke banyak halaman, lalu di-edit satu-satu (hehe...sorry ya, gue ga sebutin nama loh :P). Cara ini sih bagus, kalau dokumen yang diubah sedikit, misalnya sekitar 3-5 lembar. Dulu pun saya begitu. Tapi kalau banyak? Modar juga :P. Saya pernah mengalami harus mencetak kupon door prize sebanyak 1500 lembar (3 rim loh). Kupon door prize, artinya semua nomor dalam tiap kupon tidak boleh sama. Mau edit satu-satu? :)
Dalam pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang harus dipersiapkan, yaitu:
- Document Template, yaitu dokumen yang akan digunakan sebagai pola pencetakan. Selama ini saya baru mencoba dengan MS Word dan MS Publisher. Saya belum mencoba untuk software lainnya.
- Data Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam dokumen point b. Data source bisa dari berbagai macam sumber, salah satunya adalah data dari file Excel.
Walaupun data yang akan dimasukkan (no. b) bisa dibuat belakangan, namun saya menganjurkan data ini dibuat terlebih dahulu. Saya contohkan seperti gambar di bawah ini dalam MS Excel 2003. Download file excel tersebut di sini.
Setelah Anda membuat dokumen Data Source yang diperlukan, sekarang buatlah Document Template untuk pola dokumen yang akan digunakan. Saya contohkan seperti di bawah ini di MS Word 2003. Download file word tersebut di sini.
Tujuan kita nantinya adalah memasukkan data-data Nomor, Nama, Jabatan, dan Alamat dari Data Source ke dalam Document Template, sehingga kita tidak perlu memasukkan data-data tersebut satu persatu.
Saatnya Menggunakan Mail Merge. Ikuti langkah-langkah berikut dari MS Word 2003.
- Pilih menu Tools - Letters and Mailings - Mail Merge.
- Anda masuk ke Step 1 of 6. Perhatikan di sebelah kanan, akan muncul Jendela untuk memilih tipe dokumen. Di sini saya menggunakan "Letters". Klik "Next: Starting document".
- Pada Step 2 of 6, Anda diminta memilih Document Template yang akan digunakan. Anda bisa memilih akan menggunakan dokumen yang aktif (Use the current document), template MS Word yang sudah ada (Start from a template), atau membuka file yang sudah ada sebelumnya (Start from existing document). Di sini kita menggunakan dokumen yang sudah kita buat ini, yang berupa undangan sunatan. Klik "Next: Select recipients".
- Di Step 3 of 6, Anda diminta memilih Data Source yang akan digunakan. Kita akan menggunakan data yang sudah dibuat sebelumnya, maka pilihlah "Use an existing list", klik Browse, dan pilih file excel yang sudah dibuat sebelumnya.
- Akan keluar tampilan untuk memilih Sheet yang akan digunakan. Karena kita membuat data di Sheet1, maka pilihlah Sheet1. Pastikan "First row of data contains column header" dicentang, yang artinya baris pertama dari data adalah judul kolom.
- Selanjutnya akan muncul data-data dari file tersebut. Anda bisa memilih data mana yang akan digunakan dan mana yang tidak. Anda hanya dapat memilih data di baris mana yang akan digunakan. Jika ada kolom yang nantinya mungkin tidak terpakai, akan diatur belakangan. Yang dimaksud dengan baris di sini misalnya: 1, Andi, Tukang Beling, Jl. Kaca. Sedangkan kolom adalah No., Nama, Jabatan, Alamat. Misalnya Anda hanya ingin memilih data di nomor 1, 2, dan 3 saja, maka hilangkan centang pada nomor 4, 5, dan 6. Untuk penempatan Nama, Jabatan, dll akan dibahas selanjutnya. Klik OK jika sudah.
- Masih di Step 3 of 6, jika Anda ingin mengubah sumber data, klik "Select a different list", atau klik "Edit recipient list" untuk memilih data mana saja yang akan digunakan. Jika sudah, klik "Next: Write your letter".
- Di Step 4 of 6, klik "More items". Anda bisa mencoba sendiri pilihan yang lain, namun yang penting di sini untuk mengambil data dari suatu kolom adalah "More items".
- Akan keluar kotak dialog "Insert Merge Field". Pastikan "Database Fields" yang terpilih. Semua field (kolom) yang ada dari data sebelumnya muncul di sini. Anda dapat memasukkan data pada suatu field dengan meng-klik tombol "Insert". Masukkanlah field-field yang Anda inginkan seperti terlihat dari dua gambar di bawah, yang memperlihatkan dokumen sebelum dan sesudah Anda memasukkan field.
Sebelum
Sesudah
- Jika Anda belum meletakkan kursor di posisi yang benar, tekan tombol "Cancel" dahulu, tentukan lokasinya, klik "More items" lagi, dan masukkan field yang diinginkan. Setelah selesai, klik "Next: Preview your letters".
- Perhatikan pada dokumen. Bagian-bagian tempat field dimasukkan akan berubah menjadi data dari file Data Source yang Anda gunakan. Anda bisa menggunakan tombol << dan >> untuk berpindah dari satu data ke data yang lain. Setelah memastikan kalau posisi field-field sudah benar, klik "Next" Complete the merge".
- Di Step 6 of 6 Anda bisa memilih langsung mencetak data yang ada (Print) atau mengubah dokumen-dokumen tersebut secara sendiri-sendiri (Edit Individual Letters).
|
Tau gitu aku nggak usah pusing cari Technical Writer ya... tuh kamu bisa...
(bingung)
")