|
Database (atau dalam bahasa Indonesia diterjemahkan menjadi basis data, suatu penerjemahan yang cukup aneh untuk saya :) ) adalah suatu sistem untuk menggabungkan beberapa data menjadi satu data untuk memudahkan pembacaan. Seringkali data tidak bisa ditampilkan secara modular atau lurus saja tanpa terkait dengan data lainnya. Contoh yang sederhana adalah data pribadi seseorang di dalam CV-nya. Biasanya dia memiliki data-data seperti data pribadi seperti nama dan nomor telepon, kemudian data sekolah, data pengalaman kerja, dan lain-lain. Data sekolah pada umumnya tidak hanya menyebutkan satu tingkat sekolah saja (misalnya S1), namun menyebutkan tingkatan sekolah yang pernah dia lalui, misalnya SD, SMP, SMU, dan S1. Begitu juga untuk pengalaman kerja. Yang disebutkan di sana bukan saja hanya pengalaman kerja yang terakhir, namun bisa saja pengalaman kerja di beberapa tempat. Ini saja sudah merupakan data yang cukup kompleks.
Catatan: Pada penjelasan di sini, saya menggunakan MS Excel 2003. Mohon disesuaikan sendiri jika Anda menggunakan MS Excel versi lainnya.
Sebenarnya topik mengenai database ini adalah materi tersendiri dalam dunia komputer. Jika sudah terjun ke dalamnya, kita akan banyak menemui aspek-aspek kompleks yang belum terpikirkan sebelumnya. Saat ini, bisa dikatakan semua sistem rumit menggunakan database, baik dari yang sederhana seperti pembuatan kategori berita ini, maupun yang cukup kompleks bahkan sangat kompleks seperti sistem akuntansi, game, dan lain sebagainya. Namun untuk mempermudah penjelasan, dan karena di sini saya hanya mengenalkan database di MS Excel, maka saya hanya akan mencontohkan database sederhana, yaitu mengenai kategori berita yang biasa ada di suatu website atau koran.
Sebelum dapat menggunakan database di MS Excel, kita memerlukan Microsoft Query. Microsoft Query ini merupakan aplikasi untuk MS OFfice yang sebenarnya ada di dalam CD instalasi MS Office, namun biasanya belum di-install. Untuk bisa menggunakannya, silakan masuk ke Windows Control Panel -> Add/Remove Programs, dan pilih MS Office. Selanjutnya pilih Add/Remove Features. Saat ditanyakan mengenai feature yang akan di-install, masuklah ke Office Tools dan pilih Microsoft Query. Klik pada Microsoft Query dan pilih Run from My Computer. Selanjutnya teruskan instalasi MS Query ini.
Sekarang kembali ke topik tentang database mengenai kategori berita. Perhatikan gambar tabel di bawah ini:
| category_name |
news_name |
| Olahraga |
Tenis |
| Olahraga |
Bola |
| Teknologi |
Hardware |
| Teknologi |
Programming |
| Ekonomi |
Menabung |
Pada tabel tersebut terdapat 2 kolom atau 2 field, yaitu category_name dan news_name, yang menunjukkan nama kategori dan nama/judul berita. Di sana ada 5 baris atau 5 record, dengan 3 jenis kategori. Kadangkala kita mau mengganti nama kategori, misalnya teknologi ingin diubah menjadi tekhnologi. Untuk data yang hanya sedikit seperti ini, tidak sulit mengubahnya. Jika agak banyak pun, bisa menggunakan fasilitas Replace All yang biasanya sudah ada di berbagai macam aplikasi. Namun, menggunakan cara edit satu-satu atau Replace All bukanlah cara yang efektif untuk data yang lumayan banyak (1000 data misalnya) dan banyak kategori yang ingin diubah. Bisa-bisa, hanya untuk mengubah nama kategori sudah membuat pusing kepala. Solusi yang bisa kita gunakan adalah menggunakan database.
Perhatikan bahwa di sini terdapat dua buah objek, yaitu category dan news. Dan setiap objek hanya memiliki satu atribut, yaitu name (nama). Sangat mungkin suatu objek memiliki lebih dari satu atribut. Misalnya objek Siswa, bisa memiliki atribut Nama, Alamat, Kelas, NIS (Nomor Induk Siswa), dan lain-lain. Dari dua objek yang ada tersebut, kita masukkan ke dalam dua buah tabel, yaitu tabel Category dan tabel News. Dalam database, atribut kita konversi menjadi field. Maka dalam tabel Category terdapat field category_name, dan dalam tabel News terdapat field news_name.
Dalam database, suatu tabel biasanya memiliki minimal satu jenis ID untuk membedakan satu baris dengan baris yang lain. Mudahnya, misalnya untuk nama orang, terkadang ada dua nama yang sama, misalnya dua nama Andri. Ternyata di belakang hari kita mengetahui kalau salah satu dari mereka namanya bukan Andri, melainkan Adri. Dengan adanya ID ini, mudah bagi kita untuk mengubah data tersebut, yaitu dengan merujuk pada ID-nya. Dalam database, ID ini juga biasa dikenal dengan primary key, yaitu suatu field yang digunakan untuk membedakan satu data dengan data lainnya. Karena itu, pada tabel Category, kita buat field category_id dan pada tabel News kita buat field news_id.
Catatan: urutan field dalam database tidaklah penting.
Category
| category_id |
category_name |
|
News
|
Setelah kita membuat dua buah tabel, jangan lupa bahwa kedua tabel tersebut belum memiliki hubungan. Jadi kita memerlukan penanda, news_name A masuk ke category_name yang mana? Di sini kita membuat suatu field lagi pada tabel News, yang kita beri nama cat_id. Field cat_id ini adalah penghubung tabel Category dengan tabel News, yang gunanya adalah menampung category_id dari tabel Category. Perhatikan bahwa isi dari cat_id adalah salah satu dari isi category_id, sehingga walaupun nantinya isi dari category_name berubah, dengan adanya referensi category_id dan cat_id, kita bisa tetap mendapatkan category_name yang terbaru.
Category
| category_id |
category_name |
|
News
|
Pada Excel, tabel-tabel tersebut kita masukkan ke dalam suatu sheet (tab yang ada di bawah, yang biasanya ditandai dengan Sheet1, Sheet2, Sheet3, dst). Ada dua sheet yang perlu kita buat, yaitu sheet bernama Category dan News.
 
Setelah membuat dua buah sheet, kita memerlukan satu sheet lagi untuk menampung gabungan data dari sheet Category dan News. Sheet baru ini kita beri nama Hasil. Sebelum melanjutkan, simpan file yang sudah dibuat ini, misalnya database1.xls. Anda bisa mengambil file yang berisi data ketiga sheet tersebut di sini.
Masuklah ke sheet Hasil dan pilih menu Data -> Import External Data -> New Database Query. Jika Anda perhatikan, di sini Anda bisa mengambil data dari beberapa tipe file, seperti MS Access, MS Excel, dan dBase. Pilihlah Excel Files dan klik OK, lalu tentukan file yang ingin diambil datanya. Karena kita akan mengambil data dari file yang sama dengan yang kita buka saat ini, pilih file tersebut, yaitu database1.xls (inilah mengapa file tersebut harus disimpan terlebih dahulu).
Anda mungkin akan mendapati pesan "This data source contains no visible tables.", klik OK saja dan akan ditampilkan daftar kosong. Jika hal ini terjadi, klik tombol Options dan centang System Tables.
 
Selanjutnya akan muncul ketiga nama sheet yang sudah kita buat diakhiri dengan tanda $ (yang berarti menyatakan sheet), yaitu Category$, News$, dan Hasil$. Klik pada tanda + di samping nama sheet untuk menampilkan nama-nama field di dalamnya. Ambillah field category_name yang ada pada Category$ dan field news_name yang ada pada News$ untk dimasukkan ke Columns in your query. Dua field inilah yang nantinya akan ditampilkan di sheet Hasil. Selanjutnya Klik Next. Mungkin akan muncul kotak dialog bertuliskan ""The Query Wizard ...". Lanjutkan saja, klik OK.
Anda akan membuka aplikasi baru yang disebut dengan Microsoft Query. Inilah aplikasi yang telah Anda install sebelumnya. Bisa Anda lihat bahwa data pada tabel yang diperlihatkan tidak sesuai dengan keinginan kita semula yang memiliki 5 record. Hal ini dikarenakan belum ada penghubung antara sheet Category$ dengan News$. Perhatikan kotak Category$ dan News$ di bagian atas. Seperti isi pada sheet, Category$ memiliki 2 field, yaitu category_id dan category_name. Sedangkan News$ memiliki 3 field, yaitu cat_id, news_id, dan news_name.
Untuk menghubungkan kedua sheet, klik dan tahan pada category_id, dan seret ke cat_id. Anda akan melihat penghubung antara category_id dan cat_id. Anda juga akan melihat perubahan pada data yang ditampilkan, yaitu menjadi 5 record
Untuk kembali ke Excel, pilih File -> Return Data to Microsoft Excel. Anda diminta untuk menentukan tujuan di mana hasil dari MS Query ini akan diletakkan. Karena sebelumnya kita sudah membuat sheet baru yang bernama Hasil, pilih Existing Worksheet.
Hasil yang didapat adalah seperti gambar di bawah ini, yang bisa diambil di sini.
Selanjutnya data tersebut dapat digunakan untuk keperluan lain, misalnya sebagai sumber data untuk Mail Merge yang sudah pernah saya terangkan di sini. Selain itu kita bisa membuat form agar lebih mudah memasukkan data dan agar terlihat lebih professional. Persoalan utama tentunya saat memasukkan cat_id. Jika data sudah banyak, kita tidak mungkin menghapal satu persatu category_id yang mana yang memiliki category_name A. Ini bisa diatasi dengan membuat form. Untuk pembuatan form, Insya Alloh akan saya bahas di kemudian hari.
|
